Cara Menginap di Hotel bagi Pemula dari Pesan Kamar hingga Check Out 

KOMPAS.com - Menginap di hotel merupakan hal biasa bagi sejumlah orang. Namun bagi pemula, menginap di hotel bisa sedikit membingungkan lantaran ada beberapa langkah yang harus dilakukan. 

Berikut cara menginap di hotel bagi pemula. Mulai dari cara pesan kamar, check in, hingga check out dari hotel. 

Perlu digarisbawahi bahwa setiap hotel memiliki kebijakan masing-masing bagi para tamu. Namun, secara umum tidak banyak perbedaan pada aturan dasar menginap di hotel. 

1. Cara pesan kamar  

Langkah pertama menginap di hotel adalah memesan (booking) kamar. Seiring dengan perkembangan teknologi, para tamu bisa memesan kamar lewat online, baik melalui website hotel dan Online Travel Agent (OTA). 

Marketing Communications Manager The Papandayan, Tyagita R. Hermawan, mengatakan saat ini tersedia berbagai macam saluran pemesanan kamar online (online booking channel) yang berlaku di hotel, termasuk The Papandayan. 

Namun, ia menyarankan tamu yang hendak memesan hotel lewat online agar langsung mengunjungi website hotel terkait. Sebab, biasanya pihak hotel memberikan harga lebih murah, promo, dan kemudahan lainnya.    

“Untuk pemesanan online disarankan langsung memesan melalui website hotel (www.thepapandayan.com), karena harga yang ditawarkan lebih rendah,” ujarnya saat dihubungi Kompas.com, Rabu (20/7/2022). 

“Lalu, fleksibilitas layanan seperti modifikasi booking, pembatalan, dan reschedule akan lebih mudah dibandingkan online channel lainnya,” imbuhnya. 

Senada, Marketing Communication Manager Harper Malioboro Dicky Pratama mengatakan pemesanan kamar dapat dilakukan melalui saluran online, baik OTA maupun website hotel. Ia juga menyarankan pemesanan kamar langsung melalui website hotel lantaran ada sejumlah manfaat yang didapatkan tamu. 

“Kami menyarankan untuk booking lewat website resmi, karena lebih banyak benefit bagi tamu. Mulai dari free minibar, free breakfast, dan free pick up or drop (layanan antar jemput) ke stasiun atau bandara,” katanya.

Selain lewat online, pihak hotel juga menyediakan layanan pemesanan kamar melalui saluran lainnya seperti telepon, WhatsApp, dan email. Para tamu juga dapat mendatangi langsung lokasi hotel. 

“Tamu juga bisa datang langsung (walk in), namun metode ini tidak disarankan karena untuk periode tertentu dikhawatirkan kamarnya tidak tersedia,” kata Tyagita. 

2. Pembayaran kamar hotel 

Setelah selesai mengisi formulir pemesanan kamar lewat online, calon tamu hotel diarahkan pada proses pembayaran. Jika pesan lewat online, biasanya pembayaran kamar hotel dapat dilakukan melalui transfer bank, kartu kredit, kartu debit, atau dompet digital (e-wallet). 

Usai menyelesaikan pembayaran, tamu hotel akan mendapatkan kode booking kamar yang dikirimkan melalui email atau aplikasi OTA. 

Sementara, jika pemesanan kamar hotel dilakukan secara manual maka pembayaran biasanya dilakukan saat tamu datang ke hotel untuk check in. 

3. Check in 

Pada jadwal yang sudah ditentukan, para tamu bisa langsung mendatangi lokasi hotel untuk melakukan check in. 

Tyagita menuturkan waktu check in hotel adalah pukul 14.00 di meja resepsionis. Saat check in, tamu hotel diminta untuk menyebutkan kode booking jika memesan lewat online. 

“Jika memesan lewat online booking channel atau website hotel , tamu harus menunjukkan bukti booking yang  dikirim oleh pihak online booking channel atau website hotel ke email tamu,” terangnya.

Sementara, jika pemesanan dilakukan lewat telepon atau WhatsApp, maka tamu diminta untuk menyebutkan identitas atau nama pihak pemesan kamar. 

Saat check in, pihak hotel juga akan meminta para tamu menunjukkan kartu identitas seperti KTP atau paspor. Tyagita menuturkan beberapa hotel juga menerapkan kebijakan deposit.

“Tamu harus memberikan sejumlah uang tertentu kepada pihak hotel sebagai jaminan. Tamu juga bisa menggunakan kartu kredit untuk proses deposit ini,” imbuhnya

Setelah proses check in selesai, tamu hotel akan mendapatkan kunci kamarnya. 

4. Check out 

Apabila jadwal menginap telah habis, maka tamu hotel harus melakukan check out di meja resepsionis. Tyagita mengatkan kebijakan waktu check out di hotel antara pukul 12.00-13.00. 

“Karena, waktu check in untuk tamu berikutnya adalah pukul 14.00,” terangnya.

Apabila tamu hotel terlambat check out, maka tamu tersebut bisa dikenai charge atau biaya tambahan. 

“Untuk check out, tamu tinggal datang ke meja resepsionis hotel dan mengembalikan kunci kamar,” ujarnya. 

Terpisah, Dicky menuturkan waktu check out di Harper Malioboro adalah maksimal pukul 12.00. Sebelum check out, para tamu diimbau untuk memastikan kembali tidak ada barang yang ketinggalan di kamar. 

“Jika melebihi waktu akan dikenakan charge 50 persen dari harga kamar, apabila check out sebelum pukul 18.00,” ujarnya.