Tips Jitu Sampaikan Komplain

Bepergian tidak selalu menyenangkan. Anda bisa saja mengalami hal-hal buruk akibat pelayanan maskapai penerbangan atau hotel yang tidak kompeten.

Maka, Anda harus tahu bagaimana cara menyampaikan keluhan yang efektif. Model berteriak-teriak di tempat pembelian tiket atau di frontline clerk sebuah hotel bukan cara jitu untuk menyelesaikan soal. Dengan cara itu, Anda mungkin hanya mendapatkan tatapan belas kasihan dari orang-orang sekitar.

Anda butuh niat teguh untuk menulis surat keluhan, lengkap dengan permintaan kompensasi yang layak. Setelah itu Anda harus mengirimkan surat tersebut ke sasaran yang tepat, yang dapat menyelesaikan masalah Anda.

Berikut adalah 10 tips -sejak awal hingga proses resolusi- yang ditulis Joe Brancatelli, penulis kolom travel bisnis di portofolio.com, agar keluhan Anda terdengar keras dan mendapatkan sokongan yang diperlukan.

1. Minta Penggantian yang Memuaskan di Tempat. Surat keluhan terbaik adalah yang tidak pernah Anda tulis. Maka, apapun yang dapat Anda lakukan untuk membereskan masalah di tempat kejadian perkara, lakukanlah! Jika Anda tidak dapat memperoleh penggantian langsung yang memuaskan dari orang yang Anda ajak bicara, minta bertemu orang dengan jabatan yang lebih tinggi. Bila jadwal memungkinkan, rasanya layak mengalokasikan waktu di tempat itu untuk tujuan mediasi.

2. Buat Catatan yang Baik. Jika Anda seorang petualang yang juga pebisnis, Anda boleh jadi sering dapat merasakan ketika suatu proses berjalan ke arah yang tidak diinginkan. Jika ada gejala seperti itu, segera buat catatan: masukkan nama-nama, tempat, dan sebanyak mungkin informasi spesifik. Simpan semua tanda terima, tiket, boarding pass, dan dokumen perjalanan. Berpikirlah seperti seorang pebisnis: simpan semua dan segala hal yang Anda ingin ketahui, seakan memang merupakan tugas Anda untuk memutar jarum jam kembali ke belakang.

3. Bertindak Cepat. Jangan melempar kekesalan Anda dan bon pengeluaran di sudut ruangan. Semakin lama Anda menunggu, semakin jauh Anda akan memperoleh penggantian yang memuaskan. Mulailah menulis surat keluhan Anda sejak detik pertama Anda menjejakkan kaki di rumah.

4. Persiapkan Surat-surat. Tidak peduli betapa baik Anda menyimpan data di email, kebanyakan maskapai penerbangan dan hotel tidak bersedia atau tidak dapat menyelesaikan masalah berdasarkan bukti elektronik. Bergantunglah pada kertas-kertas dan surat-surat yang dikirim melalui pos. Gunakan stationari kantor dan jangan pernah hanya mengirimkan nota dengan tulisan tangan. Pastikan Anda sudah melampirkan semua fotokopi bukti relevan dan jangan pernah mengirim yang asli!

5. Tujukan Keluhan Anda pada Orang yang Tepat. Surat-surat yang ditujukan kebagian umum akan ditangani secara umum pula. Bila Anda bermasalah dengan hotel atau maskapai tertentu, cari tahu nama general manager-nya dan tujukan surat Anda padanya. Tidak puas dengan pelayanan frequent-travel program, cobalah menulis pada wakil direktur marketing-nya. Jika Anda bermasalah dengan jaringan sebuah hotel, maskapai penerbangan, atau tempat penyewaan mobil, tujukan surat keluhan Anda pada chief executive-nya. Anda mungkin tidak akan mendapat tanggapan langsung dari orang-orang tersebut, tapi mereka biasanya mempunyai staf khusus yang menangani surat-surat yang ditujukan pada mereka.

6.Singkat dan Sopan. Surat keluhan formal yang panjang dan berbunga-bunga bukanlah pendekatan yang tepat. Buatlah surat keluhan Anda seakan sebuah memo. Singkat, tegas dan sopan. Tidak perlu merusak surat dengan keluhan remeh-temeh dan kekonyolan yang menimpa Anda. Tidak perlu balas dendam dengan kata-kata vulgar. Karena semua itu tidak akan berguna, malah hanya akan membuat Anda tidak akan mendapat apa-apa.